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FAQ Online-Klausuren mit EvaExam

In diesem FAQ finden Sie sowohl Antworten auf häufig gestellte Fragen und zugleich einige zusätzliche Infos zu Themen, die nach Fertigstellung des Informationsblatt EvaExam akut geworden sind.

Die Fragen sind chronologisch in Abfolge der Durchführung einer Prüfung mit EvaExam geordnet. Wenn Sie Fragen haben, die hier nicht beantwortet werden, schreiben Sie an digi-support@leuphana.de.

Übersicht



Video-Tutorial

Unser erstelltes Video-Tutorial führt Sie schrittweise durch die zahlreichen Funktionen von EvaExam. Nutzen Sie die Übersicht, um eine bestimmte Stelle im Video zu finden.

Prüfungsbogen

  • Prüfungsbogen erstellen (0:30 Min.)
  • Fragen hinzufügen (1:10 Min.)
    • Mulitple-Choice-Fragen (2:04 Min.)
    • Segmentierte offene Fragen (3:12 Min.)
    • Offene Fragen (4:11 Min.)
  • Fragenbibliothek verwenden (4:57 Min.)
  • Gesundheits- und Eigenständigkeitsabfrage (5:47 Min.)
  • Fertigen Prüfungsbogen ansehen (6:20 Min.)

Prüfung

  • Prüfung anlegen (6:48 Min.)
  • Varianten erstellen (7:59 Min.)
  • Teilnehmer:innen hinzufügen (7:16 Min.)
  • Import der Teilnehmer:innen (8:20 Min.)
  • Manuelle Eingabe der Teilnehmer:innen (8:48 Min.)
  • Prüfungsdetails anzeigen/bearbeiten (9:14 Min.)
  • Notenschlüssel hinzufügen/anlegen (9:29 Min.)
  • TAN verschicken (9:55 Min.)

Prüfung beenden/schließen (10:35 Min.)

Bewerten (10:58 Min.)

  • Manuelle Bewertung (11:42 Min.)

Prüfungsreport (12:22 Min.) Probeklausur (13:33 Min.)



Nutzerprofil

Schreiben Sie uns einfach eine Mail an digi-support@leuphana.de. Wir benötigen, neben Ihrem Namen, den Namen Ihres Instituts und ggf. die Namen weiterer Personen, die ebenso über einen Zugriff verfügen sollen. Sie erhalten dann eine Mail mit den Zugangsdaten.

Möchten Sie bei der Bewertung oder der Erstellung der Prüfungslisten unterstützt werden, geht dies nur mit demselben Account, mit dem auch die Prüfung angelegt und durchgeführt wird. Auf einen Funktionsaccount können jedoch mehrere Personen zugreifen. Die Prüfungen würden dann nicht über Ihren persönlichen, sondern über diesen geteilten Account angelegt, durchgeführt sowie bewertet werden. Leider ist es nicht möglich, einen Funktionsaccount zur gleichen Zeit zu nutzen.
Alternativ können Sie natürlich auch das Passwort Ihres persönlichen Accounts mit ihren Mitarbeiter:innen teilen.

Bei Bedarf lassen sich für einzelne Teilbereiche (z.B. FB Wirtschaft) Teiladministratoren einrichten, deren Rechte z.B. die Erstellung von Templates oder die Verwaltung einer Fragenbibliothek ermöglicht.

Falls Sie die Klausuren mit Ihrem Account für einen oder mehrere Dozent:innen erstellen, können Sie jederzeit die Daten der jeweiligen Dozent:innen ändern: Einfach bei Titel/Vorname/Nachname die Daten eingeben, der daraufhin im Header der Klausur erscheinen wird.



Fragen zur Prüfungserstellung

Aus der Fragenbibliothek können die einzelnen Fragen per Drag & Drop in Ihren neuen Prüfungsbogen importiert werden. Falls Sie bereits Prüfungsfragen in einem Textverarbeitungsprogramm, wie Word erstellt haben, können Sie diese (als RTF-Dokument) mit Hilfe des “Import-Tools” in die Fragenbibliotek von EvaExam importieren.

Ihre bisher erstellten Prüfungsbögen finden Sie unter „Prüfungsbogenliste“. Diese können kopiert und als Onlineversion neu gestartet werden.
Einzeln gespeicherte Fragen finden Sie in Ihrer Fragenbibliothek. Diese ermöglicht es Prüfungsfragen zu teilen, die dann zur Erstellung einer Prüfung von mehreren genutzt werden kann.

Erstellte Fragetypen lassen sich nicht in andere umwandeln. Wir empfehlen hierfür Copy & Paste.

Nur bei offenen und segmentierten offenen Fragen besteht die Möglichkeit die Punkte noch anzupassen, da diese Fragentypen manuell bewertet werden. In diesem Fall müsste der Notenschlüssel noch einmal angepasst werden, da sich hierdurch die Gesamtpunkte ändern.
Es gibt jedoch die Möglichkeit, ganze Fragen aus der Gesamtbewertung auszuschließen, ohne den Notenschlüssel verändern zu müssen. Sie setzen hierzu die Punkte der entsprechenden Frage für alle Studierenden auf den Maximalwert. In den Details zu den Prüfungen finden Sie nach der Bewertung aller Ergebnisse das Fenster „Prüfungsdaten“. Dort klicken Sie auf „Maximale Punktzahl vergeben“ und wählen im anschließenden Fenster die Fragen aus, die Sie ausschließen möchten. Die erreichten Punkte werden für alle eingereichten Klausuren auf den maximal möglichen Punktwert gesetzt.
(Für eine größere Ansicht klicken Sie auf das Bild)

Sie haben an drei Stellen die Möglichkeit, mit anderen Lehrenden accountübergreifend zusammenzuarbeiten:

  1. über die Fragenbibliothek
  2. über den Import/Export der Prüfungsbögen und/oder
  3. bei der Bewertung der offenen und segmentierten offenen Fragen.

Das Anlegen, der TN-Import und die Durchführung einer Onlineprüfung kann nur von einem Account gesteuert werden.

Prüfungen können nicht einfach übertragen werden. Prüfungsbögen können es jedoch - gehen Sie hierfür auf das Menü „Prüfungsbogenliste“ und klicken in der Zeile des entsprechenden Prüfungsbogens auf das vorletzte Icon „Export“. Diese Datei speichern Sie, wodurch sie für andere Teammitglieder zugänglich gemacht werden kann, indem nun der Prüfungsbogen importieren werden kann (gleicher Menüpunkt, dann „Prüfungsbogenimport“, durchsuchen und „Upload“). Dieser Prüfungsbogen kann bearbeitet, kopiert oder in eine (Online)Prüfung eingebunden werden.

Das Deaktivieren wird von dem System nicht unterstützt und kann daher nicht abgeschaltet werden.

Nein, auch diese Funktion lässt sich in EvaExam nicht deaktivieren.



Fragen vor der Prüfung

Wir empfehlen vorab eine Probeklausur durchzuführen. Ihre Studierenden und Sie können sich hierdurch mit EvaExam vertraut machen. Darüber hinaus können sie erproben, wie sich der Prozess der Online-Prüfung gestaltet und wie ausgewertet wird. Hierfür fallen keine zusätzlichen Kosten an.

Ja, Sie haben die Option „Online-Vorschau“, sobald Sie einen Prüfungsbogen generiert haben.

Sie können einstellen, dass die Teilnehmenden nach dem Beenden der Prüfung automatisch einen Teilnehmerreport erhalten. Dieser öffnet sich nach dem Absenden der Prüfungsbögen automatisch als PDF im Browser. Das bedeutet, dass die Auswertung und Bekanntgabe der Ergebnisse automatisch erfolgt, insofern Sie bei allen Fragen die Lösungen hinterlegt haben. Setzen Sie dort also KEINEN Haken, wenn es sich um eine Prüfungssituation handelt.  

Ja, Sie können dies im Rahmen der Zoom-Konferenz im Vorfeld der Klausur tun und erst nach erfolgter Abfrage die Klausur online schalten. Eine technische Verknüpfung oder gar Bedingung kann man in EvaExam leider nicht setzen.
Es ist auch möglich, die Gesundheitsabfrage als Text zu Beginn der Prüfung zu formulieren. Beginnen die Teilnehmenden mit der Online-Prüfung, bestätigen Sie ihre Gesundheit. Wir haben Ihnen eine Gesundheits- und Eigenständigkeitsabfrage in der Fragenbibliothek zur Verfügung gestellt, die Sie gerne benutzen können. Bitte beachten Sie, dass Sie die Frage in einer eigenen Fragegruppe anlegen und Fragegruppen aus der Variantenerzeugung herausnehmen, sodass die Frage immer an erster Stelle des Fragebogens steht. In unserem Video-Tutorial finden Sie diese Option ab Minute 5:47.

Wir empfehlen Ihnen den Teilnehmer-Import, den wir in unserer Handreichung beschrieben haben. Die Studierenden bekommen dann mit einem Klick alle ihre Zugangsdaten (TANs und Link zur Prüfung) per E-Mail automatisch zugeschickt. Importieren Sie die .csv-Dateien aus MyStudy. MyStudy stellt zwei Versionen der TN-Liste zur Verfügung: die Datei „Prüfungsliste zur Notenerfassung“ sowie die Datei „Export zum Import in EvaExam“. Letztere ist bezüglich der Spalten so formatiert, wie EvaExam es verlangt.



Fragen während der Prüfung

Wir empfehlen das Zeitfenster mit einem zeitlichen Puffer (mündlich) vorzugeben. Die Klausur können Sie manuell öffnen und schließen. Die TANs lassen sich vorab an die Studierenden schicken. Die Option „Prüfung zunächst geschlossen anlegen (kein Zugriff durch Teilnehmende möglich)“ garantiert, dass ein Zugriff erst nach der Freigabe, also zum Zeitpunkt der Prüfung, erfolgen kann.

Nein, die TAN verfällt, wenn Sie einmal genutzt wurde und ist nicht an Zweite versendbar.

Sollten Sie aufgrund einer Störung TANs nachgenerieren wollen, kommt es darauf an, ob sie die Teilnehmenden manuell zur Prüfung hinzugefügt haben oder per .csv die Teilnehmerliste importiert haben. Bei Ersterem können Sie unter den Details zur Prüfung beliebig viele TANs nachgenerieren. Sollte Sie allerdings die Teilnehmenden per Liste importiert haben, wurden dort bereits 10% mehr „Dummy-Tans“ hinzugefügt, die Sie über die Details der Prüfung unter „TANs im Browser anzeigen“ abrufen und bei Bedarf manuell an einzelne Teilnehmende schicken können.

Wir empfehlen Ihnen, sich die Extra-TANs zu notieren (als Tabelle o. ä.) und zu nummerieren. Sie können so eine vergebene TAN durchstreichen und behalten den Überblick. Eine Zuordnung kann anhand der TAN-Anfragen per Mail erfolgen. In Ihren gesendeten Mails lässt sich nachverfolgen, welcher Prüfling eine neue TAN erhalten hat. Nachpflegen lässt sich diese in dem Punkt „Teilnehmerverwaltung“ in EvaExam.

Bitte benutzen Sie nicht die TANs, die Ihnen per E-Mail zugesendet werden, sondern rufen Sie die TANs für die Dummy-TN bitte manuell über Ihren Browser unter „Details zur Prüfung“ ab. Im Menüpunkt „Aktionen“/„TANs im Browser anzeigen“ können Sie sich alle TANs noch einmal per .pdf anzeigen lassen. Am Ende der .pdf-Datei stehen dann verschiedene TANs bei den Dummy-TN. Dies ist allerdings nur der Fall, wenn Sie die eine TAN, die Sie bereits per Mail erhielten, noch nicht benutzt haben.
(Für eine größere Ansicht klicken Sie auf das Bild)

Ein Senden „aus Versehen“ ist eigentlich nicht möglich, da EvaExam noch einmal nachfragt: „Sie haben xx Fragen noch nicht beantwortet. Bitte bestätigen Sie mit [Ok] um Ihre Antworten abzusenden oder wählen Sie [Abbrechen], um zum Prüfungsbogen zurückzukehren.“

Das ist prinzipiell möglich, da mehrere große und parallel stattfindende Online-Prüfungen zu einer hohen Auslastungen des Servers führen können. Um dem entgegen zu wirken, wird die Serverkapazität durch die Organisation von Klausurterminen entsprechend geplant oder angepasst. Sie können diesem Problem allerdings auch selbst entgegen wirken, indem sie die Klausur gestaffelt beginnen und somit immer nur eine bestimmte Anzahl an Studierenden die Prüfung beginnt.

Ja, alle 300 Sekunden (5 Minuten) wird der aktuelle Zwischenstand auf dem Server gespeichert und ist somit bei technischen Schwierigkeiten abrufbar.

Wir empfehlen Ihnen, dass Sie die Prüfung immer manuell schließen. In den „Details zur Prüfung“ können Sie die Anzahl der Rückläufer einsehen, sofern die Prüfung noch offen ist, um einzusehen, wie viele Prüfung bereits abgeschlossen wurden.



Fragen nach der Prüfung

Die Auswertung der Online-Prüfung erfolgt automatisch, wenn die Lösung in den Details der Frage hinterlegt ist. Das System gleicht daraufhin die eingegebenen Daten mit der Lösung ab und vergibt automatisch eine Punktezahl. Dennoch ist es notwendig, dass Sie die Auswertung des Systems überprüfen. Auf der Grundlage Ihrer Musterlösung schlägt das System eine Punktezahl vor, die von Ihnen manuell bestätigt werden kann. Es lassen sich bis zu 100 Lösungen gleichzeitig anzeigen, sodass der Aufwand sehr gering ist. Mit einem Blick lässt sich prüfen, ob die Punkte für eine Aufgabe korrekt vergeben wurden.
(Für eine größere Ansicht klicken Sie auf das Bild)

Wenn Sie einen Funktionsaccount anlegen, auf den mehrere Personen aus beispielsweise Ihrem Institut zugreifen können, dann können Sie auch gemeinsam Prüfungen bewerten.
Sie können die Bewertung der segmentierten offenen Fragen und offenen Fragen für Accounts innerhalb Ihres Teilbereichs freigeben, so also auch zwischen Ihrem Team-Funktionsaccount und dem persönlichen Account. Details zur gemeinsamen Punktevergabe finden Sie hier sowie im Prüfungshandbuch auf Seite 166.

Offene segmentierte Fragen bewerten Sie auch manuell, allerdings gibt das System i.d.R. schon einen Bewertungsvorschlag auf Basis Ihrer Musterlösung, den Sie dann nur bestätigen (und ggf. abändern) müssen.

Sie können den Studierenden die Benotung der einzelnen Aufgaben sowie die Einsicht in die Kommentare zu den Lösungen gewähren, wenn Sie den Einzelreport auswählen und diesen an Ihre Studierenden schicken.

Sie können entscheiden, ob der Einzelreport, den Sie später erstellen (und der beim Prüfungsamt eingereicht wird), in kompakter oder detaillierter Form aufgebaut ist. Administrator*innen-seitig ist zunächst festgelegt, dass bei Prüfungsbögen, die weder offene Fragen noch Zuordnungsfragen enthalten, der Einzelreport kompakt ist. Unter „Einstellungen/Einzelreport konfigurieren“ können Sie dies für Ihre Einzelreporte ändern, wenn Sie den Menüpunkt „Papierprüfung & Onlineprüfung: Einzelreport als Kompaktreport“ deaktivieren. Sie können diese Einzelreporte im Nachgang dann auch an die Teilnehmenden versenden, insofern Sie beim Anlegen der Prüfung den Teilnehmer*innen-Import genutzt haben. In den Prüfungsdetails finden Sie den Menüpunkt „Senden der Teilnehmerergebnisse an die Teilnehmer“ und können dies zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl ausführen.

(Für eine größere Ansicht klicken Sie auf das Bild)

Wenn Sie bei offenen Fragen Kommentare hinterlegen wollen, können Sie diese wie folgt im Einzelreport anzeigen lassen. Dazu müssen Sie als Prüferin im Menü auf „Einstellungen“ und dann im linken Seitenmenü auf „Einzelreporte konfigurieren“ klicken. Dort muss dann die Option „Papierprüfung & Onlineprüfung:Einzelreport als Kompaktreport“ deaktiviert werden. Zudem muss die Option „Papierprüfung & Onlineprüfung: Kommentare anzeigen“ aktiviert sein. Wenn Sie nun den Einzelreport abrufen, werden auch die hinterlegten Kommentare angezeigt.

online-pruefungen/eva-exam-klausur.txt · Zuletzt geändert: 22.02.2021 10:31 von Emma Kennedy